SAP là gì? Ý nghĩa & Định nghĩa của Phần mềm SAP ERP

SAP là viết tắt của Hệ thống Ứng dụng và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu. SAP, theo định nghĩa, cũng là tên của phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) cũng như tên của công ty. SAP Software là một công ty đa quốc gia của Châu Âu, được thành lập vào năm 1972 bởi Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner và Tschira. Họ phát triển các giải pháp phần mềm để quản lý hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ với khách hàng.

Hệ thống SAP bao gồm một số mô-đun được tích hợp đầy đủ, bao gồm hầu hết mọi khía cạnh của quản lý kinh doanh.

SAP là số 1 trên thị trường ERP. Tính đến năm 2010, SAP có hơn 140.000 lượt cài đặt trên toàn thế giới, hơn 25 giải pháp kinh doanh theo ngành cụ thể và hơn 75.000 khách hàng tại 120 quốc gia

Các sản phẩm cạnh tranh khác của SAP Software trên thị trường là Oracle, Microsoft Dynamics, v.v.

SAP ERP là gì? Tại sao nó là Bắt buộc?

Video sau đây sẽ giải thích sự cần thiết của một phần mềm ERP như SAP trong doanh nghiệp

SAP là gì Tại sao chúng ta cần Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng ERP

Câu hỏi rất cơ bản cho bất kỳ người mới bắt đầu nào là tại sao cần phải có Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp còn được gọi là ERP? Để trả lời điều này, chúng ta hãy xem xét kịch bản kinh doanh điển hình này.

Giả sử một khách hàng tiếp cận nhóm bán hàng yêu cầu một sản phẩm cụ thể. Đội ngũ kinh doanh liên hệ với bộ phận kiểm kê để kiểm tra tình trạng sẵn có của sản phẩm. Trước sự ngạc nhiên của họ, nhóm bán hàng phát hiện ra rằng sản phẩm đã hết hàng. Vì vậy, lần tới điều này không xảy ra, họ phải giới thiệu một công cụ SAP ERP.

Trước khi chúng ta thực sự tìm hiểu chi tiết, ERP là gì và ERP có thể giúp ích như thế nào trong quá trình kinh doanh của bạn, chúng ta sẽ hiểu các bộ phận khác nhau tham gia vào toàn bộ quy trình kinh doanh như thế nào, ngay từ khi đặt hàng nguyên vật liệu – đến sản xuất hàng hóa – đến việc giao hàng sản phẩm cho khách hàng.

Dưới đây là toàn bộ quy trình mà bất kỳ đơn vị kinh doanh nào cũng tuân theo.

  1. Khách hàng liên hệ với nhóm bán hàng để kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm
  2. Nhóm bán hàng tiếp cận bộ phận Kiểm kê để kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm
  3. Trường hợp hết sản phẩm, đội ngũ kinh doanh tiếp cận Phòng kế hoạch sản xuất để tiến hành sản xuất sản phẩm
  4. Nhóm lập kế hoạch sản xuất kiểm tra với bộ phận kiểm kê xem có sẵn nguyên liệu
  5. Nếu nguyên vật liệu tồn kho không có sẵn, nhóm Kế hoạch sản xuất mua nguyên liệu thô từ Nhà cung cấp
  6. Sau đó, Lập kế hoạch sản xuất chuyển tiếp nguyên liệu thô đến Bộ phận thực hiện ở tầng cửa hàng để sản xuất thực tế
  7. Sau khi sẵn sàng, Nhóm sàn cửa hàng gửi hàng cho Nhóm bán hàng
  8. Nhóm bán hàng, những người lần lượt giao nó cho khách hàng
  9. Nhóm bán hàng cập nhật tài chính với doanh thu được tạo ra từ việc bán sản phẩm. Nhóm lập kế hoạch sản xuất cập nhật tài chính với các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp khác nhau đối với nguyên liệu thô.
  10. Tất cả các bộ phận liên hệ với bộ phận Nhân sự cho bất kỳ vấn đề nào liên quan đến Nguồn nhân lực.

Đó là một quy trình kinh doanh điển hình cho bất kỳ công ty sản xuất nào. Một số suy luận chính mà người ta có thể rút ra từ kịch bản sẽ là.

  • Nó có nhiều phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh
  • Các phòng ban hoặc đơn vị kinh doanh này liên tục liên lạc và trao đổi dữ liệu với nhau
  • Sự thành công của bất kỳ tổ chức nào nằm trong giao tiếp hiệu quả và trao đổi dữ liệu, trong các bộ phận này, cũng như bên thứ ba liên quan như nhà cung cấp, nhà gia công và khách hàng.

Dựa trên cách thức mà thông tin liên lạc và dữ liệu trao đổi được quản lý. Hệ thống doanh nghiệp có thể được phân loại rộng rãi là

1) Hệ thống phi tập trung

2) Hệ thống tập trung còn được gọi là ERP.

Hệ thống phi tập trung

Trước tiên, hãy xem xét hệ thống phi tập trung, trong một công ty có Hệ thống quản lý dữ liệu phi tập trung. Có hai vấn đề chính –

  • Dữ liệu được duy trì cục bộ tại các bộ phận riêng lẻ
  • Các phòng ban không có quyền truy cập thông tin hoặc dữ liệu từ các phòng ban khác

Để xác định các vấn đề phát sinh do hệ thống quản lý doanh nghiệp phi tập trung, chúng ta hãy xem xét lại quy trình kinh doanh tương tự. Khách hàng tiếp cận nhóm bán hàng để mua một sản phẩm, nhưng lần này, anh ta cần sản phẩm trên cơ sở khẩn cấp.

Vì đây là một quy trình phi tập trung nên Nhóm bán hàng không có bất kỳ quyền truy cập thông tin thời gian thực nào về tính sẵn có của sản phẩm . Vì vậy, họ tiếp cận bộ phận Kiểm kê để kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm. Quá trình này mất thời gian và khách hàng chọn nhà cung cấp khác dẫn đến mất doanh thu và khách hàng không hài lòng.

Bây giờ, giả sử sản phẩm đã hết và Nhóm bán hàng tiếp cận nhóm Lập kế hoạch sản xuất để sản xuất sản phẩm để sử dụng trong tương lai. Nhóm Kế hoạch Sản xuất kiểm tra sự sẵn có của các nguyên liệu thô cần thiết.

Trong một hệ thống phi tập trung, thông tin nguyên vật liệu được lưu trữ riêng biệt bởi Kế hoạch Sản xuất cũng như Phòng Kiểm kê. Do đó, chi phí bảo trì dữ liệu (trong trường hợp này là Nguyên liệu thô) sẽ tăng lên.

Thông tin nguyên vật liệu có sẵn trong hai bộ phận khác nhau Kiểm kê cũng như Kế hoạch sản xuất. Khi nhóm bán hàng kiểm tra một nguyên liệu thô cụ thể cần thiết để sản xuất sản phẩm, nó cho thấy nguyên liệu thô có sẵn theo hàng tồn kho, nhưng theo cơ sở dữ liệu của nhóm lập kế hoạch sản xuất, nguyên liệu thô đó đã hết.

Vì vậy, họ đi trước và mua nguyên liệu thô. Do đó, vật liệu, cũng như chi phí tồn kho, tăng lên.

Khi đã có nguyên liệu thô, bộ phận sàn cửa hàng đột nhiên nhận ra rằng họ đang thiếu nhân công. Họ tiếp cận bộ phận nhân sự, những người lần lượt thuê nhân viên tạm thời với mức giá cao hơn thị trường. Do đó chi phí LAO ĐỘNG tăng.

Bộ phận kế hoạch sản xuất không cập nhật cho bộ phận tài chính về nguyên vật liệu mà họ đã mua. Bộ phận tài chính mặc định thời hạn thanh toán do nhà cung cấp đặt ra khiến công ty mất danh tiếng và thậm chí mời một hành động pháp lý có thể xảy ra.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều vấn đề với các hệ thống phi tập trung.

Một số vấn đề chính với hệ thống phi tập trung là:

  • Nhiều hệ thống thông tin khác nhau được tạo ra riêng lẻ theo thời gian rất khó bảo trì
  • Tích hợp dữ liệu tốn nhiều thời gian và tiền bạc
  • Dữ liệu không nhất quán và trùng lặp
  • Thiếu thông tin kịp thời dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng, mất doanh thu và uy tín
  • Chi phí hàng tồn kho, nguyên vật liệu và nhân lực cao.

Đây là một số nhược điểm lớn mà chúng tôi cần giải pháp. Vâng, Giải pháp nằm trong Hệ thống tập trung, tức là ERP.

Hệ thống tập trung

Trong một công ty, có Hệ thống Quản lý Dữ liệu và Thông tin Tập trung.

1) Dữ liệu được duy trì tại một vị trí trung tâm và được chia sẻ với các Bộ phận khác nhau

2) Các Phòng ban có quyền truy cập thông tin hoặc dữ liệu từ các Phòng ban khác

Hãy cùng xem xét lại quy trình kinh doanh tương tự để hiểu cách Hệ thống doanh nghiệp tập trung giúp khắc phục các vấn đề do Hệ thống doanh nghiệp phi tập trung đặt ra.

Trong trường hợp này, tất cả các phòng ban đều cập nhật Hệ thống thông tin trung tâm.

  • Khi Khách hàng tiếp cận đội bán hàng để mua một sản phẩm trên cơ sở khẩn cấp. Nhóm bán hàng có quyền truy cập thông tin theo thời gian thực vào các sản phẩm trong kho được cập nhật bởi Bộ phận kiểm kê trong Hệ thống tập trung
  • Đội ngũ bán hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng đúng thời gian, dẫn đến Tăng doanh thu và Khách hàng hài lòng.
  • Trong trường hợp, việc sản xuất được yêu cầu, Nhóm bán hàng cập nhật Cơ sở dữ liệu tập trung để tất cả các bộ phận luôn được thông báo về tình trạng sản phẩm.
  • Phòng Kế hoạch Sản xuất được Cơ sở dữ liệu tập trung tự động cập nhật theo yêu cầu. Nhóm Kế hoạch Sản xuất kiểm tra sự sẵn có của các nguyên liệu thô theo yêu cầu thông qua Cơ sở dữ liệu trung tâm do Phòng Kiểm kê cập nhật.
  • Do đó, việc sao chép dữ liệu được tránh và dữ liệu chính xác được cung cấp. Đội ngũ của Shop Floor cập nhật Trạng thái Man Power của họ thường xuyên trong Cơ sở dữ liệu trung tâm, bộ phận nhân sự có thể truy cập được vào cơ sở dữ liệu này.
  • Trong trường hợp thiếu hụt lực lượng lao động, đội ngũ nhân sự bắt đầu quy trình tuyển dụng với thời gian chuẩn bị đáng kể để thuê được ứng viên phù hợp với giá thị trường. Do đó chi phí lao động giảm xuống.
  • Trong khi các nhà cung cấp có thể trực tiếp gửi hóa đơn của họ đến Hệ thống Doanh nghiệp Trung tâm, hệ thống này có thể được truy cập bởi bộ phận tài chính. Do đó, các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và tránh được các hành động pháp lý có thể xảy ra
  • Phần mềm SAP là một loại Hệ thống tập trung. Hệ thống SAP được sử dụng phổ biến nhất trong phần mềm ERP.

Các lợi ích chính của hệ thống tập trung là:

  • Nó giúp loại bỏ sự trùng lặp, gián đoạn và dư thừa trong dữ liệu
  • Cung cấp thông tin giữa các phòng ban trong thời gian thực.
  • Công ty SAP cung cấp quyền kiểm soát đối với các quy trình kinh doanh khác nhau
  • Tăng năng suất, quản lý hàng tồn kho tốt hơn, thúc đẩy chất lượng, giảm chi phí nguyên vật liệu, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, giảm chi phí chung, tăng lợi nhuận
  • Tương tác với khách hàng tốt hơn và tăng thông lượng. Nó cũng cải thiện dịch vụ khách hàng
  • Do đó, cần phải có một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung.
  • Phần mềm SAP là một hệ thống quản lý doanh nghiệp tập trung, còn được gọi là Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp.
  • Tên viết tắt của SAP là Ứng dụng Hệ thống và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu.
Back to top button