Cách thu nhỏ văn bản trong Word

Khi bạn đang cố gắng in một tài liệu trên giấy, nhưng đột nhiên bạn nhận ra rằng không có nhiều nội dung trong tài liệu và có quá nhiều trang để in. Các khoảng trống lớn trên các trang đã chiếm gần hết “không gian” của tài liệu. Nếu gặp phải vấn đề trên, bạn có thể đọc bài viết dưới đây của ThuThuatPhanMem.vn để biết cách rút gọn văn bản trong Word.

Thu gọn văn bản trong Word

Có nhiều nguyên nhân gây ra khoảng trắng lớn không cần thiết trong văn bản nháp, vì vậy chúng ta hãy chia nhỏ từng khía cạnh đáng chú ý nhất.

1. Lề giấy

Một tài liệu Word tiêu chuẩn thường chừa lề khoảng 2-3 cm. Tuy nhiên, nếu văn bản điều chỉnh độ rộng lề của lề dưới bên trái, lề phải quá lớn và khoảng cách lề quá rộng không những làm mất tính thẩm mỹ của bài thuyết trình mà còn khiến văn bản dài ra một cách không cần thiết.

Nếu bạn muốn điều chỉnh lề của tài liệu, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong thước kẻ.

Nhấp vào giao điểm màu xám và trắng và kéo lên đầu thước để làm cho khoảng cách phông chữ nhỏ hơn.

Điều chỉnh lề giấy

Nếu bạn không nhìn thấy thước, bạn có thể chuyển sang thước tiếp theo. Thấy chưa Thêm dấu kiểm vào hàng. cái thước trong mục để hiển thị.

Lựa chọn thước kẻ

Và nếu bạn cảm thấy không quá chính xác và không muốn sử dụng hàm trong thước, bạn có thể sử dụng hàm. Khoảng trắng Của từ.

mở ruy băng trường hợp Từ mục thanh công cụ thiết lập trang bạn sẽ thấy biểu tượng Ký quỹ (Margin).

đến Khoảng trắng Ngoài ra còn có các kiểu lề phổ biến để sử dụng với các tệp tài liệu. Bên cạnh đó là chú thích rõ ràng cho khoảng cách của lề trên (trên), dưới (dưới), trái (trái) và phải (phải).

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự do hơn trong việc chọn khoảng cách lề, bạn có thể đi tới: lợi nhuận tùy chỉnh cuối cùng.

Chọn lề tùy chỉnh

Bạn có thể điều chỉnh khoảng cách lề trong hộp thoại tính năng này. Khoảng trắng của tab Khoảng trắng.

với đứng đầu Lề trên, được đo bằng khoảng cách từ dòng đầu tiên đến mép trên của tờ giấy.

đáy Lề dưới cùng, được tính bằng khoảng cách từ dòng cuối cùng đến mép dưới của tờ giấy.

bên trái Lề trái, được tính bằng khoảng cách từ mép trái của tờ giấy đến các ký tự văn bản.

Bên phải Lề trên cùng, được tính bằng khoảng cách từ mép phải của tờ giấy đến các ký tự văn bản.

Đặc biệt là mương nước Sau đó bạn có thể tùy chỉnh cả 4 vị trí ở cả 4 cạnh, vì sách đã đủ khít (hay hiểu nôm na là gáy sách). Khi được in ra, nó không còn để lại ít không gian để mang theo khi bạn đóng sách. Đặt sách mà không ảnh hưởng đến khoảng cách lề đã được điều chỉnh trước.

Nếu bạn không muốn tùy chỉnh máng xối nữa, bạn có thể thêm nó vào lề trên theo cách thủ công. Ví dụ, trong hình ảnh dưới đây, tôi đã thêm 1,5 cm vào lề trái (left).

Khi điều chỉnh hoàn tất, hãy nhấp vào Tiếp theo. Xác nhận Kiểm tra tất cả các cài đặt.

Xác nhận

2. Khoảng cách giữa các đoạn và dòng

Độ dài giữa hai đoạn văn và dòng cũng là một vấn đề cần lưu ý trong bài viết mini-text này.

Khoảng cách giữa hai đoạn văn không cần quá lớn, một dòng là đủ. Nói chung, khoảng cách giữa các đoạn trong cùng một chương phải rộng bằng một dòng văn bản, nhưng nếu khoảng cách quá lớn, bạn có thể cần phải điều chỉnh nó.

Tương tự, khoảng cách giữa hai dòng văn bản trong cùng một đoạn văn bản không cần quá lớn.

khoảng cách giữa các đoạn và dòng

Để thu hẹp những khoảng trống này, hãy đánh dấu văn bản với khoảng trống giữa các đoạn và dòng. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím để điều chỉnh điều này cho toàn bộ văn bản. Phím Ctrl + a làm cho toàn bộ mọi thứ trở nên đen.

Sau đó đi đến dải băng. trường hợp, nhấp vào mũi tên mở rộng. tôi Để mở hộp thoại Tính năng tôi.

tôi

mục trong hộp thoại tính năng này khoảng thời gian Đây là điều cần lưu ý khi thu nhỏ văn bản.

với trước Điều chỉnh khoảng cách giữa văn bản ở trên và văn bản đã chọn và ngược lại. một lát sau, Điều chỉnh khoảng cách của văn bản đã chọn với văn bản bên dưới.

Nếu bạn thường không sử dụng Enter làm phương pháp giãn cách đoạn văn của mình, bạn có thể để mỗi đoạn là 6pt và thêm tổng cộng khoảng cách 12pt.

Nếu bạn sử dụng phông chữ 12 cho toàn bộ văn bản, khoảng cách này gần tương đương với một dòng đoạn văn.

Và nếu bạn đã sử dụng nó thì sao? đi vào Bạn có thể để cả hai nếu bạn làm theo phương pháp giãn cách từng đoạn. trướcmột lát sau về không.

được rồi 2

khoảng cách dòng Khoảng cách giữa các dòng. Theo mặc định, khoảng cách giữa các dòng có thể để lại được đặt thành 1,5 dòng hoặc từ 1 đến 1,5 pt. Đây là không gian thích hợp cho một dòng trong bố cục văn bản.

3. Định dạng ký tự

Việc điều chỉnh lại cỡ chữ và phông chữ cũng giúp giảm thiểu đáng kể văn bản đã chỉnh sửa.

3.1 Kích thước hàng loạt

Đối với các văn bản hành chính thông thường, cỡ chữ từ 12 pt đến 14 pt. Một số văn bản sử dụng kích thước tùy chỉnh nhỏ hơn.

khi điều chỉnh kích cỡ, nên đánh dấu bất kỳ văn bản nào bạn cần chỉnh sửa và nhập. Trang chủ, biến đổi kích cỡ phần nét chữ.

nét chữ

Ngoài ra, điều quan trọng cần lưu ý là các phông chữ thường được sử dụng trong hệ thống hành chính Việt Nam nói chung. Times New Roman hoặc là arial. Một phông chữ lớn hơn, nhiều màu sắc hơn cũng chiếm nhiều không gian hơn để viết. Trong một tài liệu dài hàng trăm trang, một thay đổi nhỏ trong tổng thể văn bản có thể làm cho tài liệu dài hơn khoảng 10 trang.

Chọn một phông chữ

3.2 Thay đổi kích thước theo tỷ lệ

Phương pháp điều chỉnh trên cho phép bạn thay đổi kích thước văn bản được đánh dấu thành kích thước đã chọn cùng một lúc. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là nếu tài liệu của bạn có các đoạn văn cần có cỡ chữ lớn hơn hoặc nhỏ hơn, việc thay đổi kích thước hàng loạt sẽ gây ra lỗi định dạng cho các dòng có kích thước khác nhau.

Vì vậy, để tránh vấn đề trên, bạn có thể sử dụng một chức năng làm giảm kích thước tương ứng cùng một lúc.

Đầu tiên, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống ở góc trên của thanh công cụ. Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Sau đó chọn dòng. lệnh bổ sung.

lệnh bổ sung

trong hộp thoại tính năng tùy chọn từ, tùy chọn chuyển đổi Chọn một lệnh từ những ngày này tất cả các lệnh.

tất cả các lệnh

Sau đó, cuộn xuống để chọn nó. thu gọn một trang. Danh sách tất cả các lệnh Chúng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, vì vậy bạn có thể cuộn xuống để tìm dòng có chữ S đứng đầu. thu gọn một trang Nó đơn giản hơn.

sau khi lựa chọn thu gọn một trang sau đó nhấn vào cộng thêm vào bảng Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

sau đó Xác nhận Xác nhận cài đặt.

được rồi 2

sau đó bạn có thể thấy Giảm một trang (thu nhỏ cho vừa vặn) Bạn sẽ thấy các mục bạn vừa thêm vào. Thanh công cụ truy cập nhanh.

thu gọn một trang

Khi bạn nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy rằng kích thước phông chữ của toàn bộ văn bản được giảm xuống cùng một lúc.

Thu nhỏ văn bản

Sau khi thử tất cả các điều chỉnh trên, bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản được chỉnh sửa đã bị giảm đi rất nhiều.

rất nhiều văn bản

Cảm ơn đã theo dõi bài viết cách rút gọn văn bản trong Word của ThuThuatPhanMem.vn. Chúng tôi hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và sẽ giúp bạn thực hiện thành công. Hãy theo dõi thêm nhiều bài viết hỗ trợ chúng ta và nâng tầm kiến ​​thức tại ThuThuatPhanMem.vn.

Back to top button